Multifunktionssysteme – Funktionen, Optionen & Module

Kopierer, Scanner, Drucker, Fax, Finisher, Archiv

Auch wenn man heutzutage noch umgangssprachlich vom Kopierer oder Drucker spricht, so meint man doch im Regelfall Büromaschinen, die täglich eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen wahrnehmen. Als Pioniere des papierlosen Büros erleichtern sie Ihnen Arbeit, sparen Materialkosten und sind zu einem unverzichtbaren Partner im Büroalltag geworden. Kopierer und Drucker haben sich im Laufe der Zeit zu wahren Multifunktionssystemen mit eigenen Prozessoren, Speichermedien und Dokumentenverarbeitungsmodulen entwickelt. Dieser Beitrag fasst die unterschiedlichen Module, Funktionen, Optionen und Varianten von Multifunktionsdruckern zusammen und soll Sie bei der Auswahl eines geeigneten Setups für Ihr Büro unterstützen.

Inhalte:

1. Grundfunktionen des Kopierers ▾
2. Erweiterungsfunktionen von Kopierern ▾
3. Möglichkeiten von Netzwerkanbindungen ▾
4. Postscript 3 – Ein Muss für APPLE-Kunden ▾
5. Simplex & Duplex – Beidseitig Drucken ▾
6. ADF, RSPF, DSPF – Automatischer Dokumenteneinzug ▾
7. Die richtige Anzahl an Papierkassetten für den Kopierer ▾

Die 3 Grundfunktionen des modernen Kopierers

Die wichtigste Errungenschaft digitaler Multifunktionssysteme gegenüber analogen Büromaschinen ist die Bündelung der verschiedenen Funktionalitäten in einem Gerät. Die 3 Grundfunktionen, die jedes moderne Multifunktionsgerät beherrscht sind das Drucken, Scannen und Kopieren:

Drucker

Beim Drucken werden digitale Dokumente in Form von Daten über das Netzwerk Ihres Unternehmens an den Drucker übertragen, dort durch eine Seitenbeschreibungssprache interpretiert und im Anschluss mittels Tinte oder Laser im vorgegebenen Format auf Papier ausgedruckt. Die Modellreihen moderner Multifunktionsdrucker unterscheiden sich bei dieser Funktion überwiegend darin, welche Datenquellen sie verarbeiten, welches Druckverfahren sie verwenden, welche Seitenbeschreibungssprachen sie beherrschen und welches Papier sie verarbeiten können.

Scanner

Das Scannen dient der Digitalisierung von analogen Dokumenten – also Dokumenten, die in Papierform vorliegen. Dazu wird mittels Belichtung ein optisches Abbild der Dokumentenvorlage erstellt. Dieses optische Abbild, bestehend aus Lichtsignalen wird über Sensoren in elektrische Spannung umgewandelt. Anschließend wird die elektrische Spannung in ein digitales Bild umgewandelt.

Kopierer

Unter Kopieren versteht man die Vervielfältigung von analogen Dokumenten. Bei modernen digitalen Druck- und Kopiersystemen stellt Kopieren eine Kombination aus scannen und drucken dar. Das analoge Dokument wird zunächst eingescannt und digitalisiert. Die digitalisierte Vorlage kann dann beliebig oft, bis zur Löschung des Speichers ausgedruckt und somit vervielfältigt werden.

Die 3 Erweiterungsfunktionen von Bürokopierern

Zusätzlich zu den 3 Grundfunktionen bieten Hersteller ergänzende Funktionalitäten bei einigen ihrer Modellreihen an. Neben der Integration eines digitalen Faxmoduls und dem sogenannten Finisher zur automatischen Weiterverarbeitung von Dokumenten, erlangt das Archivieren zunehmend Relevanz in fortschrittlichen Büros.

FAX

Trotz unzähliger alternativer Übertragungsmethoden sind Fernkopien, bzw. Fax-Sendungen in deutschen Büros nach wie vor populär. Als wesentlichsten Grund kann man anführen, dass Fax-Sendungen im Gegensatz zu E-Mails vor Gericht zumeist wegen des qualifizierten Sendeprotokolls als Anscheinsbeweis für die Übermittlung von Dokumenten zugelassen werden. Während das Faxen früher von großen eigenständigen Büromaschinen durchgeführt wurde, lässt es sich heutzutage als kostengünstige Erweiterung in Multifunktionsdrucker integrieren.

Finisher

Wenn Ihnen die einfache Ausgabe Ihrer ausgedruckten Dokumente nicht ausreicht und diese im Anschluss automatisiert Weiterverarbeiten möchten, benötigen Sie für Ihren Kopierer einen Finisher. Finisher werden in interne und externe Finisher unterschieden. Interne Finisher nehmen Aufgaben wie die Versatzausgabe, die Ausgabe von Ausdrucken in separate Fächer (Job Seperator) sowie das Heften und Lochen von Dokumenten (Heftfinisher mit Locheinheit 2/4) wahr . Externe Finisher benötigt man hingegen für aufwändigere Verfahren der Weiterverarbeitung. Bei Bürokopierern ist das üblicherweise die Sattelheftung um Broschüren zu erstellen (Broschürenfinisher). Hierbei wird der Dokumentenstapel im DIN A4 Format nicht nur geheftet, sondern im Anschluss maschinell auf DIN A5 gefaltet.

Archiv

Moderne Drucker fungieren auch als Dokumentenarchiv. Ganz ohne Zugriff auf das Netzwerk lassen sich tausende Dokumente beliebig strukturiert auf internen Festplatten mit individueller Zugriffssteuerung ablegen. Durch OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) können ihre Dokumente in allen gängigen Formaten (PDF, MS-Office) global durchsuchbar archiviert werden. Zusätzlich ist es möglich alle ausgeführten Jobs reproduzierbar zu protokollieren, um Ihnen maximale Transparenz über die Verwendung des Druckers zu ermöglichen.

Die Zeiten in denen Standalone-Kopierer als eigenständige Büromaschinen ohne Netzwerkanbindung im Büroalltag unterstützt haben, sind seit Jahrzehnten vorüber. Die richtige Anbindung an Ihr Firmennetzwerk und an Ihre mobilen Endgeräte kann entscheidend bei der Produktauswahl sein. Die Basis bildet das Local Area Network (LAN), welches des PC drahtgebunden mit dem Drucker verbindet. Diese Funktionalität bietet heutzutage jeder Kopierer. Bauliche Einschränkungen können allerdings die Verlegung der Kabel erschweren.

WLAN

Fast alle modernen Bürokopierer besitzen zusätzlich auch einen WLAN-Adapter, der die kabellose Kommunikation mit dem WLAN-Router in Ihrem Büro ermöglicht. Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Einbindung neuer Geräte ist ohne Kabelverbindung deutlich schneller und flexibler. Die Nachteile liegen in der schwankenden Verbindungsqualität aufgrund von baulichen Hindernissen, Störungen durch Funksender und Entfernung zum Router. Üblicherweise nutzen WLAN-Drucker die Standards 802.11b/g/n für die Funkübertragung.

WiFi Direct

Viele Kopierer im professionellen Segment ermöglichen eine Verbindung zu Mobilfunkgeräten und anderen Smart Devices über WiFi Direct. Dabei erzeugt der Bürokopierer einen eigenen Hotspot zu dem sich die Mobilgeräte verbinden können. Die bekannteste und gängigste Ausprägung des WiFi Directs ist der Apple AirPrint, der die Verbindung zwischen iOS-Geräten ab der Version 4.2 und dem Multifunktionssystem ermöglicht.

Cloud Printing

Streng genommen handelt es sich dabei nicht um ein eigenes Netzwerk, allerdings eignet sich das Cloud Printing um konventionelle Netzwerke zu umgehen. Dabei müssen sowohl der Drucker, als auch der PC oder das Mobilgerät Zugang zum Internet und Zugriff auf die Cloud besitzen. Mit der Cloud als Zwischenspeicher und dem Internet als Anbindung können gescannte oder zu druckende Dokumente zwischen den Geräten ausgetauscht werden.

PostScript 3: Ein Muss für alle Apple-Kunden

Drucker benötigen zur Interpretation der zu druckenden Dokumente eine Drucksprache. Professionelle Bürokopierer nutzen als Standard die Printer Command Language 6 (PCL 6). Das besondere hierbei ist, dass das Dokument dabei zum Teil durch Treiber des Arbeits-PC interpretiert wird. Das beschleunigt zwar den Druckvorgang, sorgt allerdings auch dafür, dass der Ausdruck je nach Treiberversion, Betriebssystem und Bürosoftware unterschiedlich aussehen kann. Bei der Druckersprache PostScript 3 (PS 3) wird das Dokument ausschließlich durch Treiber im Drucker interpretiert. Dadurch verringert sich die Geschwindigkeit des Ausdrucks, allerdings ist das Layout unabhängig vom Absender beim gleichen Dokument immer identisch. Apple Geräte mit dem Betriebssystem iOS unterstützen ausschließlich Postscript 3 als Druckersprache. Falls Sie solche Geräte im Einsatz haben (auch mobile Endgeräte) ist PostScript 3 für sie zwingend erforderlich.

Simplex & Duplex: Beidseitiger Druck

Um Ihre Ressourcen effizienter einzusetzen oder umweltbewusster zu agieren bietet es sich an Papier beidseitig, anstatt einseitig zu bedrucken. Das beidseitige Bedrucken in zwei Arbeitsschritten nennt sich beim Drucker Duplexfunktion. Hierbei wird das bereits einseitig bedruckte Dokument maschinell gewendet und durchläuft den Druckvorgang ein zweites Mal. Einen einseitigen Ausdruck nennt man demzufolge Simplexdruck. Nicht alle modernen Drucker unterstützen Duplex. Während es bei Multifunktionssystemen weitgehend verbreitet und im professionellen Bereich obligatorisch ist, wird die Funktion im Endkonsumentenmarkt aus Kostengründen gerne weggelassen. Um ein Blatt mit einem Drucker ohne Duplexfunktion beidseitig zu bedrucken. Müssen Sie das Blatt nach dem ersten Druckvorgang entnehmen, manuell drehen und dem Drucker erneut über die Papierkassette zuführen. Falls Ihr Drucker die Duplexfunktion unterstützt, können Sie diese in den Druckertreibern aktivieren.

ADF, RSPF & DSPF: Automatischer Dokumenteneinzug

Beim Kopieren und Scannen von Dokumenten, können diese zum einen einzeln auf das Vorlagenglas des Kopiergerätes gelegt werden und nach jedem Scanvorgang ausgetauscht werden. Dieser Vorgang ist jedoch sehr zeitaufwendig und verlangt die ständige Anwesenheit des Nutzers am Kopierer. Um größere Papierstapel zu kopieren oder einzuscannen, besitzen professionelle Kopierer und Drucker für gewöhnlich einen automatischen Dokumenteneinzug (ADF: Automatic Document Feeder). Dieser zieht jedes Blatt einzeln vom eingelegten Papierstapel, führt dieses über den internen Scanner und gibt es danach wieder aus. Der Vorteil liegt darin, dass kein Mitarbeiter in den Vorgang eingreifen muss.

Beim ADF erfasst der Scanner das Blatt nur einseitig. Bei beidseitig beschriebenen Dokumenten, müssen diese nach dem Scanvorgang manuell gewendet werden und erneut eingelegt werden. Auch das Wenden der Blätter kann mithilfe eines sogenannten RSPF Moduls (Reverse Single Pass Feeder) automatisiert werden. Dabei wird das Blatt innerhalb des Moduls maschinell gewendet und erneut über den Scanner gezogen, sodass Vorder- und Rückseite erfasst werden.

Das Wenden und doppelte Erfassen jedes Dokumentes in der Maschine benötigt Zeit. Einige Büros mit einem besonders hohen Scanaufkommen entscheiden sich deshalb für den Einsatz eines DSPF (Duplex Single Pass Feeders). Beim DSPF wird das Dokument mit der Vorder- und Rückseite von zwei Scannern gleichzeitig erfasst, so dass ein Wenden des Blattes unnötig ist. Dadurch verringert sich die Scanzeit um mehr als die Hälfte und es wird die Voraussetzung geschaffen auch große Dokumentenmengen in kurzer Zeit abzuarbeiten.

Die richtige Anzahl an Papierkassetten

Multifunktionsgeräte im A4-Segment mit einem geringen Druckaufkommen werden als sogenannte Arbeitsplatzgeräte oder Desk-Printer mit einer Papierkassette bestückt. Hier liegt die verfügbare Papierkapazität je nach Modell und Hersteller zwischen 250 und 300 Blatt. Der Unterbau für freistehende Geräte kann wahlweise ein Unterschrank oder bis zu 3 weitere Papierkassetten sein. Üblicherweise haben diese optionalen Papierkassetten ein Fassungsvermögen von 550 – 600 Blatt Papier. Zusätzliche Papierkassetten sind insbesondere dann notwendig wenn verschiedene Papierformate oder –arten bedruckt werden sollen. So bietet es sich an bei A3 Druckern mindestens jeweils ein Papierfach für A4 und A3 Blätter vorzusehen. Weiterer Bedarf ergibt sich, wenn Sie A5, A6 und Sonderformate ausdrucken möchten oder verschiedene Grammaturen (Papierstärke und –struktur) verarbeiten. Eine zusätzliche Notwendigkeit kann sich aus der Nutzung von Vordrucken ergeben. Wenn Sie verschiedene Vordrucke wie zum Beispiel Lieferscheine, Rechnungen, Angebot usw. auf einem Drucker bedrucken lassen möchten, sollten Sie pro Vordruck mind. eine Papierkassette wählen, um ein häufiges Wechseln zu vermeiden. Professionelle A3-Multifunktionssysteme lassen sich mit einem Großraummagazin kombinieren. Dieses schafft eine zusätzliche Papierkapazität von 3.000 Blatt und kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein hohes Druckaufkommen in kurzer Zeit zu verarbeitet werden muss.