Multifunktionssysteme – Funktionen, Optionen & Module
Kopierer, Scanner, Drucker, Fax, Finisher, Archiv
Auch wenn man heutzutage noch umgangssprachlich vom Kopierer oder Drucker spricht, so meint man doch im Regelfall Büromaschinen, die täglich eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen wahrnehmen. Als Pioniere des papierlosen Büros erleichtern sie Ihnen Arbeit, sparen Materialkosten und sind zu einem unverzichtbaren Partner im Büroalltag geworden. Kopierer und Drucker haben sich im Laufe der Zeit zu wahren Multifunktionssystemen mit eigenen Prozessoren, Speichermedien und Dokumentenverarbeitungsmodulen entwickelt. Dieser Beitrag fasst die unterschiedlichen Module, Funktionen, Optionen und Varianten von Multifunktionsdruckern zusammen und soll Sie bei der Auswahl eines geeigneten Setups für Ihr Büro unterstützen.
Inhalte:
- Grundfunktionen des Kopierers ▾
- Erweiterungsfunktionen von Kopierern ▾
- Möglichkeiten von Netzwerkanbindungen ▾
- Postscript 3 – Ein Muss für APPLE-Kunden ▾
- Simplex & Duplex – Beidseitig Drucken ▾
- ADF, RSPF, DSPF – Automatischer Dokumenteneinzug ▾
- Die richtige Anzahl an Papierkassetten für den Kopierer ▾
Die 3 Grundfunktionen des modernen Kopierers
Die wichtigste Errungenschaft digitaler Multifunktionssysteme gegenüber analogen Büromaschinen ist die Bündelung der verschiedenen Funktionalitäten in einem Gerät. Die 3 Grundfunktionen, die jedes moderne Multifunktionsgerät beherrscht sind das Drucken, Scannen und Kopieren:
Drucker
Beim Drucken werden digitale Dokumente in Form von Daten über das Netzwerk Ihres Unternehmens an den Drucker übertragen, dort durch eine Seitenbeschreibungssprache interpretiert und im Anschluss mittels Tinte oder Laser im vorgegebenen Format auf Papier ausgedruckt. Die Modellreihen moderner Multifunktionsdrucker unterscheiden sich bei dieser Funktion überwiegend darin, welche Datenquellen sie verarbeiten, welches Druckverfahren sie verwenden, welche Seitenbeschreibungssprachen sie beherrschen und welches Papier sie verarbeiten können.
Scanner
Das Scannen dient der Digitalisierung von analogen Dokumenten – also Dokumenten, die in Papierform vorliegen. Dazu wird mittels Belichtung ein optisches Abbild der Dokumentenvorlage erstellt. Dieses optische Abbild, bestehend aus Lichtsignalen wird über Sensoren in elektrische Spannung umgewandelt. Anschließend wird die elektrische Spannung in ein digitales Bild umgewandelt.
Kopierer
Unter Kopieren versteht man die Vervielfältigung von analogen Dokumenten. Bei modernen digitalen Druck- und Kopiersystemen stellt Kopieren eine Kombination aus scannen und drucken dar. Das analoge Dokument wird zunächst eingescannt und digitalisiert. Die digitalisierte Vorlage kann dann beliebig oft, bis zur Löschung des Speichers ausgedruckt und somit vervielfältigt werden.
Die 3 Erweiterungsfunktionen von Bürokopierern
Zusätzlich zu den 3 Grundfunktionen bieten Hersteller ergänzende Funktionalitäten bei einigen ihrer Modellreihen an. Neben der Integration eines digitalen Faxmoduls und dem sogenannten Finisher zur automatischen Weiterverarbeitung von Dokumenten, erlangt das Archivieren zunehmend Relevanz in fortschrittlichen Büros.
FAX
Trotz unzähliger alternativer Übertragungsmethoden sind Fernkopien, bzw. Fax-Sendungen in deutschen Büros nach wie vor populär. Als wesentlichsten Grund kann man anführen, dass Fax-Sendungen im Gegensatz zu E-Mails vor Gericht zumeist wegen des qualifizierten Sendeprotokolls als Anscheinsbeweis für die Übermittlung von Dokumenten zugelassen werden. Während das Faxen früher von großen eigenständigen Büromaschinen durchgeführt wurde, lässt es sich heutzutage als kostengünstige Erweiterung in Multifunktionsdrucker integrieren.
Finisher
Wenn Ihnen die einfache Ausgabe Ihrer ausgedruckten Dokumente nicht ausreicht und diese im Anschluss automatisiert Weiterverarbeiten möchten, benötigen Sie für Ihren Kopierer einen Finisher. Finisher werden in interne und externe Finisher unterschieden. Interne Finisher nehmen Aufgaben wie die Versatzausgabe, die Ausgabe von Ausdrucken in separate Fächer (Job Seperator) sowie das Heften und Lochen von Dokumenten (Heftfinisher mit Locheinheit 2/4) wahr . Externe Finisher benötigt man hingegen für aufwändigere Verfahren der Weiterverarbeitung. Bei Bürokopierern ist das üblicherweise die Sattelheftung um Broschüren zu erstellen (Broschürenfinisher). Hierbei wird der Dokumentenstapel im DIN A4 Format nicht nur geheftet, sondern im Anschluss maschinell auf DIN A5 gefaltet.
Archiv
Moderne Drucker fungieren auch als Dokumentenarchiv. Ganz ohne Zugriff auf das Netzwerk lassen sich tausende Dokumente beliebig strukturiert auf internen Festplatten mit individueller Zugriffssteuerung ablegen. Durch OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) können ihre Dokumente in allen gängigen Formaten (PDF, MS-Office) global durchsuchbar archiviert werden. Zusätzlich ist es möglich alle ausgeführten Jobs reproduzierbar zu protokollieren, um Ihnen maximale Transparenz über die Verwendung des Druckers zu ermöglichen.
Moderne Netzwerkanbindungen: WLAN, WiFi Direct und Cloud Printing
Die Zeiten in denen Standalone-Kopierer als eigenständige Büromaschinen ohne Netzwerkanbindung im Büroalltag unterstützt haben, sind seit Jahrzehnten vorüber. Die richtige Anbindung an Ihr Firmennetzwerk und an Ihre mobilen Endgeräte kann entscheidend bei der Produktauswahl sein. Die Basis bildet das Local Area Network (LAN), welches des PC drahtgebunden mit dem Drucker verbindet. Diese Funktionalität bietet heutzutage jeder Kopierer. Bauliche Einschränkungen können allerdings die Verlegung der Kabel erschweren.
WLAN
Fast alle modernen Bürokopierer besitzen zusätzlich auch einen WLAN-Adapter, der die kabellose Kommunikation mit dem WLAN-Router in Ihrem Büro ermöglicht. Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Einbindung neuer Geräte ist ohne Kabelverbindung deutlich schneller und flexibler. Die Nachteile liegen in der schwankenden Verbindungsqualität aufgrund von baulichen Hindernissen, Störungen durch Funksender und Entfernung zum Router. Üblicherweise nutzen WLAN-Drucker die Standards 802.11b/g/n für die Funkübertragung.
WiFi Direct
Viele Kopierer im professionellen Segment ermöglichen eine Verbindung zu Mobilfunkgeräten und anderen Smart Devices über WiFi Direct. Dabei erzeugt der Bürokopierer einen eigenen Hotspot zu dem sich die Mobilgeräte verbinden können. Die bekannteste und gängigste Ausprägung des WiFi Directs ist der Apple AirPrint, der die Verbindung zwischen iOS-Geräten ab der Version 4.2 und dem Multifunktionssystem ermöglicht.
Cloud Printing
Streng genommen handelt es sich dabei nicht um ein eigenes Netzwerk, allerdings eignet sich das Cloud Printing um konventionelle Netzwerke zu umgehen. Dabei müssen sowohl der Drucker, als auch der PC oder das Mobilgerät Zugang zum Internet und Zugriff auf die Cloud besitzen. Mit der Cloud als Zwischenspeicher und dem Internet als Anbindung können gescannte oder zu druckende Dokumente zwischen den Geräten ausgetauscht werden.
PostScript 3: Ein Muss für alle Apple-Kunden
Simplex & Duplex: Beidseitiger Druck
ADF, RSPF & DSPF: Automatischer Dokumenteneinzug
Beim ADF erfasst der Scanner das Blatt nur einseitig. Bei beidseitig beschriebenen Dokumenten, müssen diese nach dem Scanvorgang manuell gewendet werden und erneut eingelegt werden. Auch das Wenden der Blätter kann mithilfe eines sogenannten RSPF Moduls (Reverse Single Pass Feeder) automatisiert werden. Dabei wird das Blatt innerhalb des Moduls maschinell gewendet und erneut über den Scanner gezogen, sodass Vorder- und Rückseite erfasst werden.
Das Wenden und doppelte Erfassen jedes Dokumentes in der Maschine benötigt Zeit. Einige Büros mit einem besonders hohen Scanaufkommen entscheiden sich deshalb für den Einsatz eines DSPF (Duplex Single Pass Feeders). Beim DSPF wird das Dokument mit der Vorder- und Rückseite von zwei Scannern gleichzeitig erfasst, so dass ein Wenden des Blattes unnötig ist. Dadurch verringert sich die Scanzeit um mehr als die Hälfte und es wird die Voraussetzung geschaffen auch große Dokumentenmengen in kurzer Zeit abzuarbeiten.
Die richtige Anzahl an Papierkassetten
Zusammenfassung
- Multifunktionsgeräte sind modular aufgebaut
- 3 Grundfunktionen: Drucken, Scannen, Kopieren
- 3 Erweiterungs-Module: FAXen, Finishing, Archivierung
- 3 moderne Netzwerkanbindungen (WLAN, WiFi Direct, Cloud Printing)
- 3 wichtige Optionen (Postscript 3 für IOS, Duplex, Automatischer Dokumenteneinzug zum Scannen)
- Bis zu 5 Papierkassetten bei verschiedenen Formaten oder hohem Druckaufkommen