Der optimale Stellplatz für Kopierer und Drucker

Wo dürfen Kopierer und Drucker aufgestellt werden?

Unternehmer, bzw. Büros, die sich einen Drucker und Kopierer leasen, mieten oder gar kaufen möchten, stellen sich früher oder später die Frage wo das Multifunktionssystem aufgestellt werden sollte. Dabei sind einige grundlegende Dinge zu beachten:

Die Stellfläche für Kopierer und Drucker unterliegt sowohl den Vorgaben des Herstellers, als auch gesetzlichen Bestimmungen.  Die Vorgaben des Herstellers umfassen vor allem Empfehlungen die dem Schutz des Multifunktionssystems dienen. Falls diese Vorgaben nicht eingehalten werden, kann die Gewährleistungspflicht des Herstellers erlöschen. Die gesetzlichen Vorgaben beziehen sich hauptsächlich auf bau- und arbeitsrechtliche Bestimmungen, die dem Schutz der Mitarbeiter dienen.

Inhalte:

1. Schutz vor Witterungseinflüssen ▾
2. Bauliche Anforderungen an die Stellfläche von Kopierern ▾
3. Einhaltung des Arbeitsschutzes ▾

Schutz vor Witterungseinflüssen

Während des Betriebes erwärmt sich die elektronische Komponente des Kopierers. Durch eine Kombination aus Ventilatoren und Belüftungseinlässen wird die Elektronik des Kopier- und Drucksystems heruntergekühlt.

In den Sommermonaten insbesondere bei direkter Sonneneinstrahlung kann es zu erheblicher Hitzeentwicklung kommen. Temperaturen über 50 Grad können die Leistungsfähigkeit des Druckers erheblich mindern. Bei Oberflächentemperaturen von über 70 Grad kann es zu irreversiblen Schäden kommen. Neben der nachhaltigen Schädigung der elektronischen Komponente, können die im Toner enthalten Partikel verschmelzen und diesen unbrauchbar machen. Moderne Kopiergeräte und zum Teil auch Drucker nutzen LCD-Displays. Die darin enthaltenen Flüssigkristalle können sich bei hohen Temperaturen verändern und zu Fehlfunktionen des Displays führen. Bei der Suche nach einem geeigneten Stellplatz für Ihren Kopierer oder Drucker sollten Sie also direkte Sonneneinstrahlung und Räume die sich stark erhitzen vermeiden.

Auch wenn Sie ihren Kopierer sehr niedrigen Temperaturen aussetzen, kann es zu einer Verminderung der Qualität und zu einer geringeren Geschwindigkeit ihres Systems führen. Ohne Einschränkungen können Sie Drucker und Kopierer bei Temperaturen über 0 Grad nutzen. Ungeheizte Räume und Hallen eignen sich dementsprechend während der Wintermonate nicht für den Betrieb. Eine Lagerhaltung im ausgeschalteten Zustand ist nach Herstellerangaben bei Temperaturen bis zu -20 Grad möglich.

Wie bei allen elektronischen Geräten kann das Eindringen von Flüssigkeiten in die Elektronik erhebliche Schäden nach sich ziehen. Bei einem entsprechenden Schaden sollte das Gerät sofort ausgeschaltet und eine Fachfirma mit der Trockenlegung, Datensicherung und Wiederinbetriebnahme beauftragt werden. Vermeiden Sie auch starke Temperaturschwankungen. Hierbei kann sich im inneren des Druckers Kondensat, bzw. Feuchtigkeit bilden, welche die elektronischen Baugruppen schädigt. Meiden Sie insbesondere die Lagerung im Freien und feuchten Kellerräumen, sowie den Betrieb in Teeküchen und spritzwassergefährdeten Räumen.

Bauliche Anforderungen

an die Stellfläche von Kopierern

Die Größe von Kopierern und Druckern richtet sich in erster Linie nach den Anforderungen der Nutzer. Die Größe kann zwischen 40 cm Kantenlänge und wenigen Kilogramm, sowie raumfüllenden und tonnenschweren „Produktionsstraßen“ schwanken. In den meisten Fällen haben gewerblich genutzte Bürokopierer eine Kantenlänge von 50 – 110 cm, eine Höhe von 50 – 90 cm und ein Gewicht zwischen 30 – 100 kg. Während man kleinere Drucker unproblematisch alleine oder per Paketdienst transportieren kann, benötigt man für den Transport größerer A3-Kopierer mind. 2 Personen und ein Speditionsunternehmen. Wenn Sie den Transport eines größeren Kopiersystems planen, sollten Sie unbedingt die Engstellen in der Zuwegung ausmessen, um die Barrierefreiheit für den Transport zu überprüfen. Besonders Altbauten, Personenaufzüge und enge Treppenhäuser stellen erfahrungsgemäß Hindernisse für den Transport von Bürokopierern dar und bedürfen sorgfältiger Planung. Sehr umfangreiche Produktionssysteme können mehrere hundert Kilogramm pro Quadratmeter wiegen. Hier müsste man im Vorfeld die Tragfähigkeit der Decke und des Bodenmaterials prüfen.

Bei der Wahl einer geeigneten Stellfläche für Ihren Kopierer oder Drucke sollten Sie darauf achten, dass diese mit einem Mindestabstand von 30 cm zu den umliegenden Wänden aufgestellt werden, um eine freie Luftzirkulation zu gewährleisten. Eine Unterschreitung des Abstandes kann zur Überhitzung des Multifunktionsgerätes und zur Emissionskonzentration in der Luft führen. Zur Öffnung der Wartungsklappen wird ein Abstand von ungefähr 45 cm benötigt. Zusätzlich sollten Sie berücksichtigen, dass für anspruchsvolle Reinigungs- und Wartungsarbeiten zusätzlicher Platz benötigt wird. Da Bürokopierer im Regelfall auf Rollen montiert sind, können diese für Arbeiten am Gerät verschoben und gedreht werden. Es wird empfohlen einen ausreichenden Abstand zu Heizkörpern und Klimaanlagen einzuhalten, um eine Überhitzung durch Abluft und Wärmeabstrahlung zu vermeiden.

Durch das Ventilations- und Belüftungssystem findet bei Ihrem Kopierer ein ständiger Luftaustausch mit der Umgebung statt,  durch den Schmutz und Staub in die Maschine transportiert wird. Die regelmäßige Reinigung und festgelegte Wartungsintervalle verhindern Schäden am Kopierer, reduzieren den Papierstau und ermöglichen eine gleichbleibende Qualität ihrer Ausdrucke. Um den Wartungs- und Reinigungsaufwand zu reduzieren, sollten Kopierer möglichst gegen Staubentwicklung geschützt werden. Das gilt insbesondere für Drucker und Kopierer mit Stellplätzen in Fertigungshallen und auf Baustellen.

Arbeitsschutz

Wo dürfen Drucker und Kopierer stehen?

Im Rahmen des Arbeitsschutzes soll verhindert werden, dass Mitarbeiter durch Emissionen die vom Drucker, bzw. Kopierer ausgehen, geschädigt werden. Durch das angewendete Verfahren der Elektrofotografie kommt es zu elektrostatischen Aufladungen, die die Bildung von Ozon zur Folge haben. Zusätzlich werden bei der Verarbeitung des Toners Benzol, Styrol, Feinstaub und flüchtige organische Verbindungen (TVOC) emittiert. Bei höherer Konzentration können diese Stoffe zu einer Reizung der Schleimhäute, Kopfschmerzen und Atemwegserkrankungen führen. Neben den Emissionen in die Atemluft erzeugen Kopierer bei Betrieb einen Geräuschpegel. Bei dauerhafter Überschreitung eines empfohlenen Durchschnittspegels von 45 – 55 dB (A) sind Stress, Konzentrationsschwierigkeiten, erhöhter Blutdruck und Schäden am Herz-Kreislaufsystem die Folgen.

In verschiedenen Veröffentlichungen haben sich diverse Kompetenzträger zu dem Thema Arbeitsschutz in Bezug auf Laserdrucker und Kopierer geäußert. Zu nennen sind Publikationen der folgenden Institutionen:

• Institut für Arbeitsschutz (IFA)
• Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR)
• Deutsche Gesetzliche Unfallversicherungen (DGUV)
• Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA)
• Institut für Arbeitsschutz der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (BGIA)
• Deutsche Gesellschaft für Arbeitsmedizin und Umweltmedizin (DGAUM)

Dem Konsens der Veröffentlichungen ist zu entnehmen, dass Kopierer und Drucker in separaten gut belüfteten Räumen mit mindestens 10 m² Grundfläche aufgestellt werden sollten. In diesen Räumen sollten darüber hinaus keine Dauerarbeitsplätze eingerichtet sein. Auch in Sozial- und Pausenräumen sollten keine Kopiergeräte aufgestellt werden. Falls dies nicht möglich ist, wird ein Mindestabstand von 2 Metern zum nächstgelegenen Arbeitsplatz empfohlen. Als eine weitere Möglichkeit zur Abschirmung der Arbeitsplätze von den Druck- und Kopiersystemen werden aufstellbare Trennwände gesehen. Auch zu kleineren Tischdruckern sollte nach Meinung der Institute ein Sicherheitsabstand von 1 Meter nicht unterschritten werden. Auf jeden Fall ist darauf zu achten, dass die Lüftungsschlitze des Druckers nicht auf den Gesichtsbereich des Mitarbeiters ausgerichtet sind.

Der einfachste Weg die Emissionslast zu mindern ist der Kauf eines Bürokopierers oder –Druckers, der dem aktuellen Stand der Technik entspricht. Moderne Geräte tragen das Umweltzeichen „Der blaue Engel“ und besitzen ein DGUV-Testprüfzeichen, das die Unbedenklichkeit der Schadstoffkonzentration ausweist.